Riunioni miseramente lunghe e improduttive non fanno solo perdere tempo prezioso, soprattutto nelle grandi aziende. Costa anche un sacco di soldi. In un’intervista, l’esperto Dirk Schmachtenberg della società di consulenza tecnologica Plan D spiega quanto possono essere costose le riunioni e come si può impiegare il tempo in modo più ragionevole.

Perché facciamo così tante riunioni quando non vengono spesso?

Dirk Schmachtenberg: Di solito l’errore è che non si pensa allo scopo dell’incontro. Molti sono implementati per impostazione predefinita in cerchi relativamente grandi. Non è chiaro chi dovrebbe contribuire a cosa. Ciò non porta né alla produttività né alla soddisfazione tra i partecipanti. Ci sono davvero tre ragioni per le riunioni: o vuoi lavorare insieme, hai una routine di coordinamento o l’attenzione è rivolta allo scambio sociale.

È questo l’obiettivo che manca ai classici meeting hotfix?

Penso di sì. Le riunioni di Jour Fixe vanno bene quando hai davvero bisogno di coordinare una routine. Tuttavia, spesso non c’è un ordine del giorno e personalmente trovo che questi incontri siano solitamente molto lunghi.

Qual è la lunghezza massima della tua fixe?

È interessante notare che le riunioni di solito durano finché sono programmate. Se pianifichi una riunione di un’ora, durerà un’ora. Le correzioni di Jour durano effettivamente 1-2 ore. Di solito è sufficiente mezz’ora.

Qual è l’impatto economico sulle aziende quando si trascorre così tanto tempo in riunioni improduttive?

Economicamente, puoi risparmiare la metà del tempo della riunione. Ha senso utilizzare le riunioni per migliorare l’interazione sociale, ma per il resto il danno economico è enorme. Io stesso ho moltiplicato le tariffe orarie stimate dei partecipanti per la durata della riunione. È stato molto spaventoso.

Quanto costa un incontro?

Se sono presenti i responsabili e si considerano anche i costi dell’ufficio, del materiale di lavoro, ecc., la maggior parte delle riunioni costa più di 1000 euro l’ora.

Se lo sposti alle aziende più grandi, questo è un enorme fattore di costo.

Qualunque sia il caso. Un altro problema qui è che in pochissime culture aziendali esiste una ragionevole documentazione delle riunioni per coloro che non partecipano. Quindi la motivazione a partecipare agli incontri è molto alta. Lo stesso vale per le e-mail, poiché a molte persone piace essere copiate. Tutto ciò può richiedere rapidamente fino all’80% del tuo tempo di lavoro. Amazon, ad esempio, ha già presentato i documenti della riunione. E in Tesla esiste una regola secondo cui i dipendenti possono semplicemente abbandonare le conferenze se si rendono conto che il contenuto non è rilevante per loro.

È una buona idea o potrebbe danneggiare la cultura aziendale?

La domanda è quanto radicalmente questo sarà implementato. A mio parere, Amazon ha costantemente fatto questo. Ogni incontro inizia con un quarto d’ora, dove tutti possono leggere prima l’argomento. In anticipo, la persona che ha convocato la riunione deve scrivere ciò che vuole effettivamente dai presenti. Alla fine, i risultati della riunione devono essere documentati.

E a Tesla?

È il caso che una persona possa convocare una riunione, ma non necessariamente restare. Questo non è adatto a tutte le aziende, ad esempio banche o assicurazioni, in cui è necessario generare report. Ma soprattutto con i processi creativi, penso che sia fondamentalmente buono se non devi passare ore in riunioni senza poter contribuire in alcun modo. SAP ha giorni senza riunioni, Shopify ha appena annullato tutte le riunioni ricorrenti con più di due persone.

A cosa potrebbe servire?

Mi piace molto l’idea. È molto difficile oggi nelle aziende trovare un momento in cui si possa lavorare in modo produttivo. Un giorno libero in cui hai solo tempo è incredibilmente prezioso. Penso che molti abbiano ormai dimenticato come lavorare con la concentrazione per due o tre ore. Riunioni, e-mail o chat interrompono costantemente il lavoro. Sappiamo neurologicamente che questo non va bene per la creatività perché il cervello deve riavviarsi più e più volte.

Se come dipendente ho una giornata senza riunioni, come posso organizzarla in modo ottimale?

È importante darsi una struttura interna e fissare un obiettivo. Cosa voglio fare, cosa voglio raggiungere idealmente alla fine della giornata? Non importa se le cose non vanno come previsto. In un giorno senza comunicazione, non dovresti lavorare con rabbia, dovresti anche pianificare le tue pause.

Ora ho persino parlato di un giorno senza comunicazione. Significa anche: nessuna e-mail o messaggio di Teams?

Non deve essere così dogmatico. Penso che valga la pena programmare almeno un periodo di tempo per disattivare la posta elettronica e silenziare il telefono. Quindi prenditi un’altra mezz’ora per lavorare con l’arretrato. Puoi provare tale pensiero o giorno lavorativo per provarlo. Per molti non è più così.

Come fanno le aziende a sapere quali riunioni interrompere? L’intelligenza artificiale può aiutare in questo?

Con l’aiuto dell’intelligenza artificiale e dei dati, è possibile determinare l’importanza degli argomenti. Attualmente, l’intelligenza artificiale sta facendo passi da gigante, soprattutto nel campo della “elaborazione del linguaggio naturale”. Ciò consente di valutare quali argomenti sono stati discussi e con quale frequenza. Se pensiamo a un’azienda manifatturiera, è probabile che questioni di routine come la sicurezza sul lavoro oi sistemi di rilevamento del fumo occupino un’area relativamente ampia. Con una tale analisi, le risorse umane possono essere utilizzate in modo più razionale.

Ma ciò presuppone che le riunioni abbiano un nome appropriato e abbiano un ordine del giorno, giusto?

Sono d’accordo. Avere un obiettivo chiaro per l’incarico, un obiettivo chiaro e una sintesi dei risultati sarebbe un grande passo avanti.

Questi 3 suggerimenti renderanno le riunioni più produttive?

Sì, questi sono i punti principali. Inoltre, i partecipanti devono inserirsi nell’appuntamento e dedicare solo il tempo realmente necessario.

E il numero massimo di partecipanti?

Su Amazon il limite è una “squadra di due pizzerie”, cioè da otto a dodici persone. Penso che questo sia troppo, meno è in realtà meglio.

È chiaro che sono favorevoli alla riduzione del numero di riunioni. Segui la tendenza?

Si certo. La cultura della riunione incoraggia la diffusione della responsabilità e molti si rendono conto che le grandi riunioni portano poca produttività. Soprattutto nel contesto del lavoro a distanza, è molto importante classificare ciò che si desidera effettivamente durante la riunione.

Dirk Schmachtenberg ha parlato con Victoria Roberts.

Questa intervista è la prima su Capital.de pubblicato.